函作为一种正式的书信形式，在中国和国际上都有广泛的应用。它主要用于政府机关、企事业单位以及个人之间的沟通交流。一份规范的函件不仅体现了写作者的职业素养，还能有效促进信息的准确传达。下面将详细介绍函的格式及其撰写要点。
一、标题
函件的标题应当简洁明了，直接反映函件的主题或目的。例如：“关于申请增加办公经费的函”、“关于合作开展项目研究的复函”等。
二、称谓
在函件的开头，应明确写出收函单位或个人的名称，如“××公司人力资源部”、“尊敬的张经理”。若收函方不特定，则可使用泛指语句，如“尊敬的领导”或“各位同仁”。
三、正文
函件的正文是核心部分，需要清晰、准确地表达意图。一般包括以下几部分
- 引言：简要说明写函的目的或背景。
- 主体详细阐述函件的核心内容，如请求、建议、通知等。
- 结尾：总结函件的主要观点，并提出希望对方采取的行动或回应方式。
四、结尾敬语
函件的结尾通常会使用一些礼貌用语，如“此致”、“敬礼”，然后换行书写“×××敬上”。
五、署名与日期
在函件的最后一行，应注明发函人的姓名（或单位名称）及发送日期。例如，“××公司总经理 ××× 2023年4月1日”。
六、附件
如果函件中包含有补充材料或参考资料，应在正文结束后明确标注附件名称及数量，以便收函方查阅。
七、格式注意事项
- 字体与字号：通常采用宋体或仿宋字体，字号为小四或五号。
- 行间距：保持适当的行间距，使函件阅读更加舒适。
- 边距：上下左右边距一般设置为2.5厘米左右，确保美观大方。
遵循上述函件格式要求，可以大大提高函件的专业性和可读性，有助于提升沟通效率。